Conservazione digitale
Il modulo di conservazione digitale permette di attribuire pieno valore fiscale e civilistico ai documenti elettronici. Un documento viene definito “elettronico” quando viene prodotto o ricevuto direttamente in formato digitale (e dunque non viene mai materializzato su supporto cartaceo).
Non esistono vincoli temporali per attuare una dematerializzazione di documenti cartacei, per cui, è perfettamente legale attuare tale processo anche sugli archivi cartacei degli anni precedenti. Una recente circolare dell’Agenzia delle Entrate specifica che se è possibile riprodurre tali documenti in formato pdf o tiff, mantenendo inalterato il contenuto informativo, è possibile evitare il processo di scansione applicando la conservazione sostitutiva sui file riprodotti.
La conservazione dei documenti digitali
La norma vigente prevede che affinché un documento, emesso o ricevuto in forma digitale, possa avere pieno valore fiscale e legale senza essere materializzato su carta, debba essere sottoscritto (singolarmente) con la firma digitale di chi lo emette. Il modulo di conservazione sostitutiva permette di applicare in modo massivo la firma digitale sui singoli documenti, prodotti o ricevuti, digitando una sola volta il codice PIN della smartcard per ciascuna tipologia documentale da conservare.
La dematerializzazione dei documenti cartacei
La norma prevede anche che i documenti cartacei non unici possono essere conservati sotto forma digitale purché tali documenti vengano trasformati in immagini digitali e venga loro apposta la firma digitale e la marca temporale. Tale processo, chiamato “dematerializzazione di documenti cartacei o analogici”, attribuisce pieno valore legale alle immagini conservate e permette di distruggere le copia cartacee degli originali.
Gli obblighi normativi
Le funzioni di conservazione sostitutiva di e-Doc consentono di ottemperare a tutti gli obblighi previsti dal DPCM 13 Novembre 2014 (Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici), nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici della P.A. ai sensi degli articoli 20,22,23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41 e 71, comma 1, del CAD, di cui al decreto legislativo n.82 del 2005.
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