Gestione documentale e digitalizzazione dei processi

Gestione Documentale e dei processi aziendali

DPM: la soluzione completa pe la digital transformation

Grazie a un’esperienza consolidata e a un continuo aggiornamento normativo, ELMI offre consulenza di alto livello in ambiti quali: dematerializzazione documentale, protocollo informatico, digitalizzazione dei processi rivolti al cittadino orchestrati attraverso portali web e piattaforme abilitanti (SPID, CIE, PagoPA), analisi e reingegnerizzazione dei processi per migliorare l’efficienza organizzativa.

Rispetto della compliance in ambito privacy e sicurezza informatica, disegnando processi tracciabili e che garantiscano il corretto trattamento di dati e documenti, nel rispetto del GDPR ma soprattutto della direttiva NIS2.

Gestione documentale

Sul fronte consulenziale, il team ELMI offre un servizio di analisi, revisione e ottimizzazione dei processi di gestione documentale, con particolare attenzione agli obblighi normativi e agli standard di settore. L’attività di consulenza copre aspetti come:

Analisi e mappatura dei processi documentali: identificazione e revisione dei flussi operativi legati alla gestione dei documenti per migliorarne l’efficienza e la conformità;

Progettazione e implementazione di sistemi di protocollo informatico: sviluppo di soluzioni conformi alle normative vigenti, con particolare riferimento al Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e al TUDA (Testo Unico sulla Documentazione Amministrativa), che regolano la protocollazione e la gestione dei documenti pubblici;

Redazione e revisione Manuale di gestione documentale: Analisi dei processi aziendali al fine di redigere il Manuale di gestione documentale e gli allegati secondo le “Linee Guida sulla Gestione e conservazione dei documenti informatici”;

Conservazione digitale a norma: consulenza sulla corretta archiviazione e conservazione dei documenti digitali, con aderenza alle normative che garantiscono la validità legale e temporale dei documenti (come la Conservazione sostitutiva);

Redazione e revisione Manuale di Conservazione: Implementazione e revisione della manualistica secondo le normative vigenti;

Sicurezza informatica e compliance: garantire la sicurezza nella gestione dei dati e dei documenti, in conformità con il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR).

Le attività di gestione documentale sono guidate dal rispetto di normative specifiche come il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), linee guida AgID e Testo Unico sulla Documentazione amministrativa (TUDA).

Conservazione digitale a norma e dematerializzazione

In continuità con il passato ELMI offre competenze avanzate in Conservazione digitale a norma, garantendo che i documenti elettronici siano archiviati e conservati secondo le normative italiane, come previsto dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e dalle linee guida AgID. In particolare, il team ha esperienza nella gestione di processi di dematerializzazione con certificazione di processo, come previsto dalle nuove linee guida AgID. Questo approccio permette alle organizzazioni di trasformare i documenti cartacei in formato digitale, con garanzie di autenticità, integrità e validità giuridica del documento digitale, senza necessità di mantenere gli originali cartacei. La certificazione di processo garantisce che l’intero ciclo di dematerializzazione rispetti le normative, conferendo valore legale ai documenti digitalizzati. Queste competenze vengono messe a disposizione dei clienti attraverso Conservatori accreditati, offrendo un servizio di conservazione a norma che integra tecnologia avanzata e conformità alle normative italiane.

Revisione dei processi e progettazione di workflow digitali

I professionisti ELMI sono impegnati nella revisione dei processi aziendali e nella progettazione di workflow digitali, con l’obiettivo di ottimizzare l’efficienza operativa delle organizzazioni. L’implementazione dei workflow digitali avviene tramite piattaforme BPM (Business Process Management) come DPM oppure BPM Engine Opensource come Camunda, in funzione dello scenario applicativo presente. Queste soluzioni consentono alle organizzazioni di digitalizzare e orchestrare i processi critici, aumentando la trasparenza, la tracciabilità e la conformità normativa.

Sicurezza delle Informazioni e Compliance

La gestione documentale ricopre un ruolo fondamentale in ambito di sicurezza delle informazioni e compliance. I consulenti guidano i clienti nell’adozione di soluzioni di gestione documentale per garantire la conformità ad alcune certificazioni fondamentali come ad esempio:

ISO 27001: standard per la gestione della sicurezza delle informazioni, che richiede l’implementazione di misure rigorose di protezione dei dati e dei documenti aziendali;

ISO 9001: standard di gestione della qualità, dove una gestione documentale efficace è centrale per il controllo e la tracciabilità dei processi operativi;

Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo D. Lgs 231/2001: Analisi e redazione del MOGC e dei processi ad esso correlati;

NIS2: Analisi dei presidi di controllo adottati e guida nell’implementazione di misure per la tracciabilità e sicurezza delle informazioni

Altri standard di settore: assistenza su certificazioni specifiche che richiedono la gestione accurata di documenti e processi a supporto della conformità normativa.

Queste competenze assicurano che i clienti possano utilizzare i sistemi documentali non solo per migliorare l’efficienza operativa, ma anche per soddisfare i requisiti di sicurezza e qualità imposti dalle certificazioni internazionali.

PA – CAD – Linee Guida AGID

Le Linee Guida sull’accessibilità degli strumenti informatici, emanate in conformità all’articolo 11 della Legge 4/2004, stabiliscono: i requisiti tecnici necessari per garantire l’accessibilità di strumenti informatici, inclusi siti web e applicazioni mobili; le metodologie tecniche per la verifica dell’accessibilità;
il modello della dichiarazione di accessibilità;
la metodologia di monitoraggio e valutazione della conformità alle normative vigenti;
le circostanze in cui può essere invocato un onere sproporzionato.
Con il Decreto Legge 76/2020, alcuni obblighi inizialmente previsti dalla Legge 4/2004 per le pubbliche amministrazioni sono stati estesi anche ai soggetti privati che offrono servizi al pubblico tramite siti web o applicazioni mobili, a condizione che abbiano registrato un fatturato medio annuo superiore a 500 milioni di euro negli ultimi tre esercizi. Anche per questi soggetti sono state predisposte linee guida specifiche.

Eidas – identità digitale

Il Regolamento eIDAS (electronic IDentification Authentication and Signature) – Regolamento UE n° 910/2014 sull’identità digitale – ha l’obiettivo di fornire una base normativa a livello comunitario per i servizi fiduciari e i mezzi di identificazione elettronica degli stati membri. Il regolamento eIDAS fornisce una base normativa comune per interazioni elettroniche sicure fra cittadini, imprese e pubbliche amministrazioni e incrementa la sicurezza e l’efficacia dei servizi elettronici e delle transazioni di e-business e commercio elettronico nell’Unione Europea.

GDPR – NIS2

Il 16 ottobre 2024 è entrata ufficialmente in vigore la nuova direttiva NIS2, segnando un punto cruciale per aziende ed enti pubblici. Oltre a rafforzare le proprie misure di sicurezza interne, le organizzazioni devono estendere la loro attenzione anche ai fornitori della catena di approvvigionamento. La Direttiva NIS 2, infatti, sottolinea l’importanza di garantire che anche i partner esterni rispettino i requisiti di sicurezza per minimizzare il rischio di attacchi informatici provenienti da terze parti.

ELMI progetta e implementa piattaforme su misura, utilizzando non solo le proprie soluzioni documentali ma anche tecnologie open source e software derivati da riuso, dimostrando grande versatilità e capacità di adattamento alle esigenze dei clienti.

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Digitalizzazione dei processi

Workflow;
Sostenibilità

Sviluppo DPM

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Processo dati formali; acquisti

DPM-eDoc è progettato per semplificare e ottimizzare la gestione dei documenti aziendali, combinando potenza tecnologica e semplicità d’uso. Grazie al suo motore di workflow documentale, puoi progettare e gestire graficamente i processi aziendali, integrandoli con strumenti avanzati per la creazione, il trattamento, l’archiviazione e la condivisione dei documenti. Ogni documento, sia digitale che cartaceo, viene organizzato e conservato a norma, garantendo tracciabilità e accessibilità.

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Ricerche per Contenuto: Accesso immediato alle informazioni nei documenti.
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Informativa privacy per servizi WEB

(ex artt. 13 e 14 Regolamento Europeo 679/2016 – GDPR).

La presente informativa ha lo scopo di descrivere le modalità di gestione del sito in riferimento al trattamento dei dati personali dei visitatori che consultano il sito www.elmisoftware.com.

I dati personali dell’utente, forniti a ELMI S.R.L. (nel seguito ELMI) a seguito della consultazione del sito, attraverso la compilazione del form di contatti o l’inserimento del proprio Curriculum Vitae o la partecipazione ad eventi e/o webinar, sono utilizzati da ELMI nel rispetto dei principi di protezione della privacy stabiliti dal Regolamento Europeo e dalle altre norme vigenti in materia.

· Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è ELMI S.R.L., con sede in Palermo (PA), Via Alcide De Gasperi, 81, Codice Fiscale e Partita IVA 03286320829 nella persona del suo Amministratore Unico pro tempore.

Eventuali Responsabili del trattamento verranno nominati, all’atto del conferimento da parte del Titolare di incarichi esterni per lo svolgimento dei quali è necessario condividere i dati del Cliente, per le sole finalità connesse ai contratti/rapporti eventualmente in essere tra le parti, tra coloro che presentino garanzie sufficienti per mettere in atto misure tecniche e organizzative adeguate in modo tale che il trattamento soddisfi i requisiti del Regolamento e garantisca la tutela dei diritti dell’interessato e previa sottoscrizione da parte del Responsabile di apposito contratto/addendum all’incarico professionale contenente i requisiti e le specifiche del trattamento stesso.

· Responsabile per la protezione dei dati (DPO/RPD)

Elmi S.r.l. ha nominato un Responsabile per la protezione dei dati contattabile all’indirizzo: dpo@elmisoftware.com.

· Finalità e base giuridica del trattamento

Le finalità del trattamento cui sono destinati i dati dell’utente sono:

a) Assolvimento dei rapporti precontrattuali e contrattuali in essere tra le parti e adempimento di norme e obblighi di legge cui il Titolare del trattamento è soggetto (a titolo esemplificativo richieste di assistenza del cliente nell’utilizzo dei prodotti e servizi forniti dall’Azienda);

b) Finalità ulteriori e diverse rispetto a quelle contrattuali (marketing sui prodotti aziendali, invio all’interessato di newsletter, comunicazioni commerciali e/o materiale pubblicitario, servizi e altri prodotti dell’azienda per i quali l’interessato ha manifestato un interesse nel form di richiesta contatto);

c) Contatto degli interessati qualora questi abbiano esplicitamente fatto richiesta all’azienda attraverso il form contatti per la presentazione di un prodotto/servizio offerto dall’azienda o semplicemente a scopo conoscitivo.

d) Colloquio conoscitivo finalizzato all’assunzione in caso di posizioni lavorative aperte, qualora l’interessato abbia inviato il proprio CV all’interno della sezione “lavora con noi” in linea con i requisiti richiesti.

Per il perseguimento delle finalità di cui al punto a) il trattamento dei dati personali dell’interessato è necessario ed il consenso allo stesso è assolto direttamente con la sottoscrizione del contratto di acquisto del prodotto e/o servizio.

Per il trattamento dei dati dell’interessato concernenti la finalità ulteriori rispetto a quelle precontrattuali/contrattuali di cui al punto b) e c) è richiesto il consenso espresso dell’interessato, fornito in forma cartacea o telematica dallo stesso.

Per il trattamento dei dati dell’interessato per le finalità di cui al punto d), l’invio spontaneo del CV costituisce implicito consenso al trattamento.

· Partecipazione a WEBINAR

Nel caso di iscrizione a seminari interattivi tenuti su Internet (Webinar) si avrà in particolare:

Finalità e base giuridica del trattamento

Le finalità del trattamento cui sono destinati i dati dell’utente sono:

a1) dare seguito alla richiesta di iscrizione degli utenti agli eventi WEB (Webinar) organizzati da ELMI;

b1) effettuare la gestione amministrativa e organizzativa degli eventi;

c1) inviare all’iscritto comunicazioni per aggiornarlo sulle nostre attività, per promuovere i nostri servizi e per informarlo sugli eventi che organizziamo. Sarà sempre possibile cancellarsi dalle nostre mailing list utilizzando l’apposita funzione presente nel format della comunicazione o inviando una mail a privacy@elmisoftware.com.

Base giuridica del trattamento è la richiesta d’iscrizione, da parte dell’interessato, agli eventi web organizzati da ELMI.

· Conferimento e natura obbligatoria o facoltativa dei dati

I dati personali richiesti sono esclusivamente quelli necessari per l’espletamento della richiesta dell’utente, nel pieno rispetto dei principi di adeguatezza del trattamento sanciti del Regolamento Europeo. Essi sono pertanto obbligatori in quanto strettamente funzionali all’esecuzione dei servizi richiesti dall’utente; la loro mancata fornitura impedirà, infatti, qualsivoglia trattamento.

In particolare:

– Cognome, nome, e-mail, azienda (per il form “contatti”)

– Cognome, nome, e-mail, numero di telefono, azienda (per il form di partecipazione a webinar)

– Cognome, nome, e-mail, data di nascita, numero di telefono, dati contenuti all’interno del CV (per il form “lavora con noi”)

Detti dati, previo consenso espresso fornito con le modalità suddette, potranno essere utilizzati anche per le finalità ulteriori di cui alla lettera b) del punto precedente.

– Cognome, nome e dati particolari (es. allergie alimentari) nel caso di partecipazioni ad eventi che prevedono colazioni di lavoro

N.B.: il trattamento di dati particolari avverrà solo a seguito di espresso consenso dell’interessato; l’eventuale assenza di consenso con permetterà la eventuale differenziazione dei pasti.

· Modalità del trattamento

Il trattamento dei dati verrà effettuato con l’ausilio di mezzi e strumenti informatici automatizzati e/o cartacei, tali da permettere l’accesso dell’utente/cliente ai suoi dati personali in ns. possesso e secondo le modalità più idonee a garantirne l’integrità, l’aggiornamento, la sicurezza e la riservatezza, proteggendoli altresì da trattamenti non autorizzati e/o illeciti nonché dalla perdita, distruzione o dal danneggiamento accidentale.

· Comunicazione dei dati

Fatte salve le comunicazioni che vengano effettuate in ottemperanza ad obblighi di legge, i dati potranno essere comunicati a soggetti esterni che svolgono specifici incarichi per conto della ELMI previo loro espresso impegno alla tutela dei Suoi dati personali in conformità alle disposizioni della presente Informativa

ed alle norme relative al “Responsabile del trattamento” di cui agli artt. 28 e seguenti del Regolamento UE 679/2016, nonché alle norme di legge applicabili.

· Trasferimento di dati all’estero

I suoi dati saranno trattati dalla ELMI e rimarranno nei nostri archivi e non verranno trasferiti all’estero. Esclusivamente nella eventualità di partecipazione a Webinar, i dati saranno trasmessi alle aziende indicate al seguente paragrafo “Luogo del trattamento”.

· Profilazione

A seguito di eventi o, comunque, nell’eventualità di manifestazione di interesse da parte di clienti verso prodotti e/o servizi proposti, la ELMI effettuerà una “profilazione manuale” al fine di assegnare i nominativi ad aree specifiche (es. infrastruttura, documentale, etc,) di interesse al fine di proporre e/o fornire notizie e/o aggiornamenti in modo mirato.

· Durata del trattamento

Il trattamento dei dati avrà luogo obbligatoriamente per tutta la durata dei rapporti instaurati tra le parti e, successivamente alla conclusione del rapporto/contratto in essere, per ottemperare agli adempimenti di legge di natura civilistica e fiscale applicabili al rapporto in essere, nonché ad ogni altro adempimento/obbligo di legge cui è tenuto il Titolare per quanto riguarda le prestazioni di cui al punto a) mentre, per le prestazioni di cui ai punti b) e c), oggetto di consenso espresso, avrà luogo fino a che tale consenso non verrà revocato dall’interessato.

Con riferimento al trattamento di cui al punto d), i CV spontaneamente inviati saranno conservati nei nostri archivi per un periodo non superiore a 12 mesi.

· Luogo del trattamento

o I trattamenti connessi ai servizi web di questo sito hanno luogo presso le sedi operative del Titolare e sono curati solo da personale tecnico degli uffici incaricato del trattamento. I dati risiedono fisicamente su server proprietari della Elmi installati presso Data Center certificato sito a Palermo.

o I trattamenti connessi agli eventi Webinar, oltre che presso il sito del Titolare del trattamento avverranno presso i server della Società LogMeIn inc. (www.Logmeininc.com) con sede a Boston (Massachusetts) U.S., fornitrice dei servizi di prenotazione e connessione offerti dal Webinar. I dati forniti per il collegamento saranno, inoltre, estratti e trasferiti su una piattaforma di mailing

(creazione, invio e gestione di campagne di marketing) resa disponibile da The Rocket Science Group LLC d/b/a MailChimp con sede ad Atlanta (Georgia) U.S.

· Diritti dell’interessato

In ogni momento l’interessato potrà esercitare, con richiesta scritta, nei confronti del Titolare del trattamento sopra individuato, tutti i diritti riconosciuti dalla normativa europea ed interna applicabili ed in particolare dagli articoli da 15 a 22 del Regolamento Europeo e dalla normativa nazionale in vigore, ed in particolare:

a) il diritto di ottenere la conferma dell’esistenza o meno di dati che lo riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intellegibile, il diritto di ottenere gratuitamente l’accesso e/o la copia dei suoi dati personali oggetto di trattamento con l’indicazione di tutti gli aspetti rilevanti al trattamento previsti dal Regolamento Europeo.

b) il diritto di ottenere gratuitamente l’aggiornamento, la rettificazione di dati inesatti, la limitazione del trattamento oppure, quando ne ha interesse, l’integrazione dei dati.

c) il diritto di opporsi, in tutto o in parte al trattamento dei dati personali che lo riguardano ancorché pertinenti alle finalità della raccolta per motivi legittimi o di revocare, in tutto o in parte, il proprio consenso, ove esso sia necessario.

d) il diritto di proporre reclamo ad una autorità di controllo (Garante per la protezione dei dati personali) o autorità giudiziaria;

· Per maggiori informazioni

Per avere maggiori informazioni e per esercitare i diritti stabiliti dal Regolamento Europeo, potete scrivere al Titolare del trattamento, al seguente indirizzo e-mail privacy@elmisoftware.com.

Aggiornata al 06 Dicembre 2023