Marzo 31, 2023

Il 2022 porta con sé importanti novità in merito alla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici. Sono infatti divenute efficaci dal 1 Gennaio le linee guida AgID 2022, come previsto nella determinazione n.371/2021 del 17 Maggio 2021.

Perfezionamento del documento informatico

Con la volontà di racchiudere la materia in un unico documento snello e di facile interpretazione, ma soprattutto con l’obiettivo di garantire effetti giuridici ai processi documentali, dopo un iter lungo e complesso finalmente si è giunti ad un’importante evoluzione della normativa.

Un iter tortuoso che ha visto una prima pubblicazione delle Linee Guida nel Settembre 2020, con la determinazione n.407/2020. Questo documento, presentava punti controversi che sono stati corretti ed approfonditi con la determinazione del 17 Maggio 2021 e nello specifico gli aspetti più ostici relativi alla metadatazione sono stati approfonditi attraverso un lavoro a più mani, sotto l’egida di AgID, che ha visto la partecipazione di vari attori quali l’Agenzia delle Entrate, Consiglio Nazionale dei dottori Commercialisti, Assosoftware, ANORC e Assoconservatori.

Nuove regole tecniche per la conservazione digitale

Altre novità in materia, provengono dalle modifiche apportate da AgID attraverso la determinazione n.629/2021 al Regolamento sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione dei documenti informatici.

Le linee Guida abrogano, con alcune eccezioni evidenziate nel paragrafo 1.4, le regole tecniche precedenti, contenute nel DPCM del 13 Novembre 2014 e del 3 Dicembre 2013. Sono inoltre disponibili una serie di FAQ elaborate da AgID, a supporto dell’interpretazione e dell’applicazione pratica delle stesse.

Le linee guida AgID 2022 costituiscono un altro tassello per definire gli step necessari per la trasformazione digitale. Rappresenta quindi, non un inizio, ma un’evoluzione della normativa in materia di digitalizzazione, a completamento di una normativa già in vigore definita nel CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale (decreto legislativo 82/2005) e nel TUDA – Testo Unico sulla Documentazione Amministrativa (DPR 445/2000).

Indispensabili per assicurare sicurezza, integrità, immodificabilità del documento ed in modo inequivocabile la paternità dello stesso, le Linee Guida sono alla base di una corretta fascicolazione informatica.

Ottimo manuale operativo per la digitalizzazione di un ente pubblico (o privato) che tra le altre cose specifica il ruolo dei conservatori dei documenti informatici e le specifiche implicazioni sulla protezione dei dati personali del processo di affidamento all’esterno.

I punti critici delle linee guida AgID 2022

La metadazione, oggetto dell’Allegato 5, rimane ad oggi la parte meno chiara ed approfondita della normativa. Le informazioni obbligatorie alla base della buona pratica archivistica sono infatti ancora trattate in maniera avulsa dal contesto di applicazione quale ente o amministrazione privata. Necessarie per la pubblica amministrazione al fine di gestire tutte le azioni di registrazione e segnatura del documento, non sostanziali per un privato che non è tenuto alla gestione documentale.

Saranno quindi sicuramente necessari approfondimenti sulla metadatazione ed una revisione della prossima disciplina legislativa.

Violazioni e sanzioni

La più importante novità che emerge in questo contesto normativo, rimane l’obbligatorietà di applicazione delle norme rimane comunque il ruolo di AgID.

Le ultime modifiche del CAD, legge 108 del 2021, attribuiscono all’Agenzia importanti poteri sanzionatori. Questo organismo esercita poteri di vigilanza, verifica, controllo e monitoraggio nel rispetto di tutta la normativa in materia di digitalizzazione. Richiede dati, documenti e informazioni necessari che qualora risultassero non conformi o parziali o non veritieri faranno scattare segnalazioni ed in caso di accertate irregolarità pesanti sanzioni.

Le violazioni accertate dall’AgID, infatti, rilevano ai fini della misurazione e della valutazione della performance individuale dei dirigenti responsabili e comportano responsabilità dirigenziale e disciplinare ai sensi degli articoli 21 e 55 del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165.

AgID, può applicare ai soggetti pubblici, per non aver esibito informazioni o per accertate violazioni, sanzioni amministrative da un minimo di 10.000 ad un massimo di 100000 euro.

Il percorso verso il digitale è ad oggi sempre più delineato e le Linee Guida ed i suoi allegati esplicano sempre più le modalità di applicazione della normativa. Un approccio interdisciplinare basato sull’utilizzo di strumenti tecnologici e di risorse umane competenti.

Il ruolo di Elmi

Elmi, grazie ai suoi “professionisti della digitalizzazione”, certificati da ANORC, contribuisce a guidare le PMI nella revisione delle dinamiche aziendali e nel raggiungimento degli obiettivi propri della Digital Transformation.

I consulenti con la loro professionalità ed il continuo aggiornamento in materia di digitalizzazione, analizzano e delineano modelli e processi aziendali, per realtà pubbliche e private, sia dal punto di vista tecnico che strategico organizzativo.

Le nuove tecnologie e l’ottimizzazione dei processi aziendali risultano essere ad oggi la chiave vincente per tutte le aziende che vogliono essere agili e competitive nel mercato.

Elmi non fornisce però solo competenze, ma anche strumenti che aiutano nel percorso di digitalizzazione e nell’adeguamento alle normative vigenti.

Infatti la piattaforma DPM, specializzata nella gestione dei processi e delle informazioni digitali, è la soluzione proposta da Elmi per accompagnare le aziende nella transizione al digitale che consente di aumentare le performance, riducendo tempi e costi di operatività.

 

Per approfondimenti o supporto, prenotate un appuntamento con i nostri consulenti, scrivendo a: edoc@elmisoftware.com oppure chiamando il nr. 091 6704025.