Protocollo informatico
Questo modulo consente di gestire la protocollazione dei documenti in ingresso e in uscita gestendo molteplici registri di protocollo, associati alle varie tipologie di documento e la produzione di etichette di segnatura. Inoltre, permette la creazione di sessioni di emergenza, indispensabili per gestire la protocollazione durante una temporanea interruzione del servizio. Il modulo Protocollo Informatico di Elmi è aderente agli articoli 52, 53 del decreto del Presidente della Repubblica del 28 dicembre 2000, n.445 e al Codice dell’Amministrazione Digitale (D.l. 7 marzo 2005, n.82)
Le caratteristiche principali
- Generazione di etichette di segnatura;
- Possibilità di segnatura diretta sull’immagine digitale
- Informazioni di segnatura personalizzabili per tipologia documentale;
- Generazione di barcode (es. in formato CODE39 o PDF417) per la segnatura dei documenti;
- Interfacciamento diretto di stampanti di etichette in modalità driver Windows;
- Interfacciamento diretto di periferiche di acquisizione attraverso interfacce TWAIN, WIA, Kofax;
- Acquisizione immagini contestuale o differita e massiva tramite riconoscimento dei barcode apposti sui documenti;
- Gestione organigramma aziendale;
- Gestione anagrafica soggetti esterni;
- Gestione di liste di distribuzione;
- Possibilità di interfacciamento a database esterni;
- Interfacciamento con l’Indice Centrale delle Pubbliche Amministrazioni;
- Smistamento interno della corrispondenza senza duplicazione delle informazioni;
- Assegnazione per competenza anche a più destinatari interni;
- Smistamento in copia conoscenza ad uno o più destinatari interni;
- Produzione della Ricevuta di protocollo per la corrispondenza in ingresso;
- Interfacciamento diretto di dispositivi di firma digitale e apposizione marche temporali;
- Gestione dell’interoperabilità tra sistemi di protocollo; informatico con spedizione della segnatura in formato xml e archiviazione delle ricevute di ritorno;
- Gestione annullamento protocollo;
- Gestione della protocollazione in emergenza;
- Produzione del registro di protocollo giornaliero in formato pdf per la conservazione digitale;
- Integrazione con servizi LDAP;
- Protocollazione automatica della posta elettronica semplice e certificata in ingresso.
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La prima regola di ogni tecnologia è che l’automazione applicata ad un’operazione efficiente ne aumenterà l’efficienza. La seconda è che l’automazione applicata ad un’operazione inefficiente ne aumenterà l’inefficienza.