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La nuova Conservazione Digitale è alle porte. Tu sei pronto ?

 

La nuova conservazione digitale

 

Prorogato al 1° Gennaio 2022 l’obbligo di attuazione delle Linee Guida su Formazione, Gestione e Conservazione dei documenti informatici.

La conservazione digitale dei documenti è il processo volto a proteggere e custodire nel tempo gli archivi cartacei o digitali delle aziende e delle Pubbliche Amministrazioni.

Il sistema di conservazione è la piattaforma che attribuisce Autenticità, Integrità, Leggibilità e reperibilità ai documenti informatici nel tempo.

Il suo valore legale è garantito dal DPCM 13 Novembre 2014 e dalle Linee Guida su Formazione, Gestione e Conservazione dei documenti informatici, emanate dall’Agenzia per l’Italia Digitale.

Queste nuove linee guida sono state aggiornate a Settembre 2020 ed entreranno in vigore a partire dal 1 Gennaio 2022.

Cosa cambia con la nuova conservazione digitale?

Il nuovo testo chiarisce il ruolo del responsabile della conservazione delineando maggiormente le responsabilità a lui demandate e quelle relative alle altre figure professionali coinvolte nel processo di conservazione.

L’allegato 2 delle linee guida estende a 124 il numero delle tipologie di file per la conservazione garantendo una maggiore interoperabilità tra i sistemi.

Sempre in ottica di interoperabilità tra sistemi è stato esteso il set di metadati che è possibile associare ai documenti da sottoporre a conservazione.

E’ stato aggiornato il formato del Pacchetto di Archiviazione adottando il nuovo standard UNI SInCRO 11386:2020.

Per la copia per immagine su supporto informatico di documenti analogici viene introdotta la sottoscrizione di una attestazione di conformità da parte di un pubblico ufficiale (per la PA) o di un responsabile aziendale delegato (per le PMI).

Cosa fare?

A partire dal 1 Gennaio 2022 si dovranno dunque adottare le nuove regole in materia di Formazione, Gestione e Conservazione dei documenti informatici.

Le aziende che adottano sistemi di conservazione in house dovranno pertanto adeguare i loro sistemi per renderli conformi ed aggiornare il Manuale della Conservazione con i nuovi riferimenti normativi, il nuovo formato del SInCRO e descrivere i nuovi ruoli e le diverse responsabilità introdotte dalle nuove linee guida.

E’ importante sottolineare che la conservazione dei documenti relativi all’anno 2021 deve essere effettuata con le nuove regole tecniche “solo” a partire dal 1 Gennaio 2022, mentre è facoltativa se la conservazione viene effettuata prima di tale data.

 

Noi siamo pronti, e tu?

EDOC & DPM sono già conformi alle nuove regole tecniche. I clienti che desiderano effettuare la conservazione dei documenti con le nuove regole riceveranno l’aggiornamento a partire dal mese di gennaio 2022, mentre chi vorrà chiudere l’archivio con le regole attuali ha tempo fino al 31 dicembre 2021.

Se avete delle richieste o volete approfondire la tematica, i nostri consulenti sono pronti a fornirvi tutto il supporto necessario per svolgere nel migliore dei modi la conservazione dei documenti relativi all’anno 2021 e l’aggiornamento del Manuale della conservazione.

 

Per approfondimenti o supporto, prenotate un appuntamento con i nostri consulenti, scrivendo a: edoc@elmisoftware.com oppure chiamando il nr. 091 6704025.

 



Claudia

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