Gennaio 3, 2018

Archiviare Posta Elettronica Certificata a norma di legge

Dal 29 novembre 2011 tutte le società iscritte al Registro Imprese devono essere dotate di una casella di Posta Elettronica Certificata (PEC), mentre entro il 30 Giugno 2013, anche le imprese individuali dovranno avere una casella di PEC.
Il DPR 11 Febbraio 2005 n.68 attribuisce pieno valore legale ai messaggi inviati e ricevuti tramite PEC.

La PEC costituisce infatti documento informatico, sia per il soggetto che le trasmette, sia per chi le riceve, con tutto ciò che ne deriva sotto il profilo degli obblighi di conservazione sostitutiva, pertanto le caratteristiche di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità necessarie per soddisfare il requisito della forma scritta e, di conseguenza, attribuire valore probatorio alla posta, risultano soddisfatte anche quando il messaggio è ricevuto per via telematica.
Secondo gli art.22 del DPR 600/1973 e art.2214 CC, le PEC a contenuto e rilevanza giuridica e commerciale devono essere conservate, anche a fini fiscali, per dieci anni;

Tu come conservi la tua PEC ?

• Lascio i messaggi all’interno della casella del provider (lista provider certificati)
  I contratti legati ai servizi PEC solitamente hanno una durata di soli 12 mesi rinnovabile e non offrono particolari garanzie da punto di vista della sicurezza delle informazioni conservate, poiché la normativa impone ai provider di garantire l’archiviazione per soli 30 mesi. Il mancato rinnovo del servizio provoca la cancellazione di tutte i messaggi.

• Scarico le PEC sul PC
  Questa modalità apre scenari preoccupanti dal punto di vista della sicurezza e della conservazione. Necessita infatti di una gestione attenta dei backup e richiede un sistema di conservazione sostitutiva per prolungare il valore probatorio nel tempo. In pratica, i messaggi vanno indicizzati e sottoscritti con firma digitale e marca temporale dal Responsabile della Conservazione e conservati in un luogo sicuro.

• Stampo la PEC e le sue ricevute
  Questa è una soluzione che invalida completamente il documento informatico perché la stampa del messaggio produce una copia priva di qualsiasi valore probatorio rispetto all’originale.

Da questa panoramica appare chiaro che nessuna delle soluzioni esaminate soddisfa in alcun modo quei requisiti di sicurezza, affidabilità e usabilità necessari per la corretta gestione della corrispondenza digitale e, più in generale, per una moderna e ottimale gestione dei processi aziendali.
Per archiviare Posta Elettronica Certificata e più in generale, per una corretta gestione delle PEC, degli allegati e delle ricevute, vi invitiamo a contattarci per poter apprezzare le caratteristiche della nostra soluzione documentale eDoc e del suo nuovo modulo “Corrispondenza Unificata”, che vi consentirà di gestire in maniera totalmente automatizzata, le fasi di archiviazione, gestione degli allegati, protocollazione e conservazione sostitutiva di tutte le vostre PEC, ricevute e inviate.

Link esterni:
– Registro nazionale delle PEC delle Imprese e dei Liberi Professionisti 
– Iscrivi la PEC della tua azienda al Registro delle Imprese