fbpx

Le nuove Linee Guida dell’AgID per i documenti informatici 

Le nuove Linee Guida dell’AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici

Le nuove Linee Guida stilate da un team composto da AgID ed esperti del settore, sono entrate in vigore dopo la pubblicazione sul sito AgID, a Settembre 2020. In conformità alle procedure definite dall’art.71 “Regole tecniche” del Codice dell’Amministrazione digitale, le nuove regole definiscono un unicum normativo in materia di documenti informatici per semplificarne la gestione complessiva.

Sei allegati tecnici, che hanno il duplice scopo di:

  • Aggiornare le attuali regole tecniche, regolate nel DPCM del 2013 e 2014 in materia di formazione, protocollazione, gestione e conservazione dei documenti;
  • Definire una linea guida comprendente regole tecniche e circolari in materia.

Quando saranno applicate le nuove linee Guida AgID?

Le nuove Linee Guida AgID saranno applicate a partire da Giugno 2021, abrogando interamente sia il DPCM 13 Novembre 2014 contenente “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici” che il DPCM 3 Dicembre 2013 concernente “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione”.

Sarà invece parzialmente abrogato il DPCM 3 Dicembre 2013 contenente le “Regole tecniche per il protocollo informatico”.

Le nuove linee guida oltre a unificare i regolamenti e i precedenti testi in un unico, riprendono e approfondiscono alcuni aspetti dei tre argomenti principali: gestione documentale, protocollo informatico e conservazione digitale.

La gestione documentale

Gestione documentaleIl sistema di gestione dei documenti può essere suddiviso in tre fasi:

  • Formazione;
  • Gestione;
  • Conservazione.

Ogni fase è caratterizzata da attività, approcci metodologici e procedure differenti. La sicurezza e l’efficienza del sistema sono garantite dall’utilizzo di procedure informatiche che tracciano tutti gli accadimenti avvenuti sul documento.

Nella fase di formazione, per rispondere ai principi e perseguire gli obiettivi delle regole tecniche è importante avvalersi di un manuale di gestione documentale, di processi documentali automatizzati con sistemi di Document  & Content Management .

La gestione dei documenti informatici prosegue con il versamento su un sistema di conservazione da realizzarsi in ottemperanza a quanto disposto dal CAD e dalle Linee guida.

Il protocollo informatico

Le Linee Guida  dell’AgID approfondiscono anche il protocollo informatico Protocollo informaticoprevedendo i necessari requisiti minimi di sicurezza come:

  • classificazione dei documenti informatici;
  • definizione dei fascicoli informatici e dell’archivio;
  • individuazione dei compiti del responsabile della gestione documentale.

Nel manuale di gestione documentale sono descritte :

  • Il sistema di gestione informatica dei documenti;
  • Le istruzioni per le corrette procedure di protocollo informatico;

Le azioni necessarie per la gestione dei flussi documentali e degli archivi.

La conservazione dei documenti informatici

Le Linee Guida approfondiscono anche la conservazione dei documenti informatici. I documenti, in ultima istanza, vengono inseriti all’interno del sistema di conservazione garantendone autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità.

Inoltre, vengono approfondite le politiche di conservazione, i ruoli e le responsabilità con particolare attenzione alla figura del responsabile della conservazione.

Per approfondire gli argomenti trattati, riportiamo di seguito i link per visualizzare il testo completo vai al link sulle nuove Linee Guida AgID.

Claudia

PHP Code Snippets Powered By : XYZScripts.com